Jessy Van Dousselaere

Het Agentschap Overheidspersoneel stelde een actieplan en website op tegen stress en burn-out bij de Vlaamse Overheid. Previdis had hierover een interview met Jessy Van Dousselaere, HR-regisseur welzijn van het Agentschap.

Hoe groot is het probleem stress en burn-out bij de Vlaamse ambtenaren?

We beschikken momenteel niet over exacte cijfers over burn-out en stress. De laatste ziektecijfers wijzen 28% van de afwezigheidsdagen toe aan algemene psychische disfuncties, waaronder burn-out. Mogelijk vermelden artsen stress en burn-out minder gemakkelijk op het ziekteattest, en komen er daarom ook burn-outs terecht bij de categorie ‘onbekend’.

Sinds 2017 is er een nieuw raamcontract voor de ziektecontrole, dat de cijfers op een lager niveau meet. Zo krijgen we binnenkort een beter zicht op stress en burn-out en hopen we dat de categorie ‘onbekend’ kleiner wordt.

Wat doet de Vlaamse Overheid om het stijgende probleem van stress en burn-out aan te pakken?

We willen met ons actieplan vooral preventief werken, al zijn er ook curatieve acties. Met ons HR-expertisecentrum formuleren we beleidsvoorstellen die gestoeld zijn op een evidence based aanpak: we kiezen voor acties waarvan wetenschappelijk bewezen is dat ze werken.

Waarom hebben jullie het initiatief genomen om dit actieplan te ontwikkelen?

Ons actieplan sluit aan bij het regeringsbeleid en geeft invulling aan de beleidsbrief van minister van Bestuurszaken Liesbeth Homans. De beleidsbrief stelt dat, in een context van langer werken, aandacht moet gaan naar het welzijn van de medewerkers.
Het is eveneens zo dat een kwaliteitsvolle dienstverlening alle baat heeft bij medewerkers die zich goed voelen.
Bovendien is het principe van de gedeelde verantwoordelijkheid een rode draad door ons actieplan: we willen als werkgever onze verantwoordelijkheid opnemen, maar verwachten ook van de werknemers dat ze goed voor zichzelf zorgen.

Wat houdt het actieplan in?

Het actieplan “werkgebonden stress en burn-out” bevat tien bouwstenen. Je vindt ze terug op onze website. Ik licht er graag enkele uit.

Met de tweede bouwsteen Sensibiliseren, informeren en ondersteunen zetten we bijvoorbeeld sterk in op het ondersteunen van de entiteiten. We werken daarvoor samen met Better Minds at Work. Zij geven infosessies en workshops voor medewerkers, HR-medewerkers en leidinggevenden, afgestemd op de situatie van de entiteit. Daarnaast zijn er instrumenten waarmee entiteiten aan de slag kunnen gaan. Ook een kort adviestraject of begeleiding zijn mogelijk.

De vierde bouwsteen Leiderschap wil het belang aantonen van de rol van leider (voor het geven van rolduidelijkheid) en van coach (voor het ondersteunen van het personeel), en de leidinggevenden ondersteunen bij het opnemen van deze rollen.

Bij de bouwsteen Aandacht voor gezondheid was het proefproject rond gezond bewegen een schot in de roos. Aan het project mochten 32 ambtenaren deelnemen. Het moest gaan om ambtenaren die niet sporten en nauwelijks bewegen. De bedoeling was hen te begeleiden en te stimuleren om meer te bewegen. Op de oproep reageerden 620 kandidaten. De resultaten overtroffen alle verwachtingen. De deelnemende ambtenaren vervullen nu de rol van ambassadeur in hun entiteit. Het succes van die actie heeft ons aangezet om na te denken over een breder vervolgproject.

Tot slot willen we de welzijnsactoren meer bekendmaken. Ze zijn er wel, maar de ambtenaren vinden te weinig de weg naar deze hulpverleners. We zullen ze oplijsten en bekendmaken bij de ambtenaren, zodat ze weten met welke problemen ze bij wie terechtkunnen.

Hoe zullen jullie de resultaten van het actieplan meten? Zijn er doelstellingen of meetindicatoren, zodat jullie achteraf kunnen bijsturen om waar nodig te verbeteren?

We zullen uiteraard de ziektecijfers en -beelden verder monitoren. Maar dan komen we natuurlijk terecht op een niveau waar de directe link met het actieplan niet zomaar te leggen valt.

In onze raamovereenkomst met de opleidingspartner is afgesproken om de resultaten te meten. Voor, tijdens en na de infosessies wordt gemeten met de Utrechtse bevlogenheids- en burn-outschaal. Daarnaast kunnen de entiteiten hun acties meten en opvolgen. Samen met Vlerick loopt een onderzoek naar de hefbomen die een invloed hebben op het welzijn op het werk.

Welke goede praktijken kunnen andere overheden inspireren?

Er zijn veel agentschappen die momenteel inzetten op welzijn. Het project van het agentschap Landbouw & Visserij bijvoorbeeld. Daarbij speelde de topambtenaar een belangrijke rol. Die man is echt begaan met het welzijn van zijn ambtenaren en dat dringt door in de organisatie en organisatiecultuur.

De steun van het topmanagement en van de leidinggevenden is een sleutel tot succes voor de preventie van stress en burn-out. Ook al trekt HR hard aan de kar en zet het veel acties op, als de top er niet achter staat, zal het niet lukken. Het voorbeeldgedrag van de leidinggevenden mag je niet onderschatten. De aandacht voor preventie en welzijn moet doordringen in de dagelijkse werking en het DNA van de organisatie. Het is een verantwoordelijkheid van ons allemaal.

De Vlaamse Overheid heeft al veel stappen gezet richting het nieuwe werken met thuiswerk en flexibele werkplekken in open kantoorlandschappen. Hoe zorgen jullie ervoor dat het de werkbaarheid ten goede komt?

We zien in de praktijk dat een tot twee dagen per week thuiswerken een positief effect heeft op de werk-privébalans. Het is ook handig om geconcentreerd aan iets door te werken.

In een open kantoorlandschap is er vlug te veel lawaai. Daarom zijn goede afspraken belangrijk. Bij ons geldt dat we telefoneren in een cockpit en dat we niet langer dan twee minuten overleggen op de werkvloer. Langere besprekingen en vergaderingen vinden plaats in een afzonderlijk lokaal. Het uitgangspunt is activity based working: je werkt op de plaats die best geschikt is voor de taak.

Heeft u tot slot nog een tip voor ons?

Het is niet echt een tip, maar een overweging. Je moet er in de eerste plaats in geloven. Mensen sensibiliseren. Ook om voor zichzelf te zorgen. Preventie van burn-out is een gedeelde verantwoordelijkheid van werknemer, leidinggevende en organisatie. Als slechts één van de drie een inspanning levert, is er weinig kans op slagen.

Meer informatie
Actieplan tegen stress en burn-out (Vlaamse Overheid)
Aanpak stress en burn-out (video Landbouw en Visserij)